Zasada odnosząca się do wewnątrzfirmowej komunikacji jest niezwykle prosta – im większe przedsiębiorstwo, tym większy jest z nią problem. O ile małe, kilkuosobowe firmy są w stanie poradzić sobie z tym za pomocą standardowych rozwiązań, o tyle te liczące już kilkadziesiąt i więcej osób potrzebują dedykowanego systemu komunikacji wewnętrznej. Mówiąc wprost – potrzebują intranetu.
Intranet w firmie i nie tylko
Intranet to powszechna nazwa dla instrumentu wewnętrznego systemu komunikacji, do którego dostęp posiadają jedynie pracownicy danej firmy. Intranet może być jednak również z powodzeniem wykorzystywany w instytucjach publicznych lub innego typu organizacjach nie posiadających celów komercyjnych. Stosowany w przedsiębiorstwach, intranet ułatwia dostęp do informacji, wpływa na poprawę jakości pracy zespołowej i pozwala na efektywne zarządzenie wiedzą. W przypadku zainstalowania intranetu w jednostkach administracji publicznej, instrument ten daje wszystkim użytkownikom szansę błyskawicznego dotarcia do potrzebnych im narzędzi biznesowych i organizacyjnych. Jego obecność w urzędzie wpływa na tempo realizacji poszczególnych zadań każdego dnia i zwiększa komfort pracy.
Intranet w firmie
Podstawowe funkcjonalności intranetu
Intranet w firmie to szeroka paleta możliwości i sposobność do korzystania z rozlicznych funkcji poprawiających jakość i skuteczność codziennych działań. Wśród najpowszechniejszych funkcjonalności na szczególną uwagę zasługują te, które najczęściej wykorzystywane są przez przedsiębiorców, a więc:
- proste i skuteczne działania usprawniające komunikację wewnątrzfirmową;
- jednolita polityka komunikacyjna przedsiębiorstwa;
- płynny i sprawny obieg informacji oraz dokumentów, tak w całej firmie, jak i w poszczególnych, składających się na nią działach;
- obniżenie kosztów wynikających z konieczności dystrybucji dokumentów;
- łatwy dostęp pracowników do potrzebnej im wiedzy;
- możliwość sprawnej pracy w grupie;
- kontrola nad rozproszonymi aplikacjami;
- poprawa wizerunku firmy w oczach jej pracowników,
- integracja osób objętych zasięgiem intranetu.
Aby intranet używany w firmie posiadał wymienione wyżej funkcje, niezbędne jest wykorzystanie szeregu narzędzi. W zależności od potrzeb i oczekiwań, mogą to być narzędzia typowo biznesowe, organizacyjne, informacyjne, a nawet społecznościowe.
Dlaczego warto jest mieć intranet w firmie?
Lista korzyści, których dostarcza posiadanie intranetu w dowolnym przedsiębiorstwie czy instytucji, jest bardzo długa. Do najczęściej wymienianych należą:
- obniżenie kosztów przesyłu dokumentów pomiędzy pracownikami;
- poprawa komunikacji;
- sprawne zarządzanie zasobami (dane, informacje, dokumenty, wzory itp.);
- skrócenie czasu niezbędnego do odnalezienia konkretnej informacji;
- pomoc we wdrożeniu nowych osób w struktury organizacji.